Газеты
Архивная служба

В силу особой значимости документальное наследие не может быть оценено ни в рублях, ни в валюте

25 декабря 2014
Архивный отдел — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Казалось бы, что может быть интересного в архиве, кроме старых и исписанных бумаг?

Архивный отдел — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Казалось бы, что может быть интересного в архиве, кроме старых и исписанных бумаг? Поверьте, в архиве все не так просто, как кажется на первый взгляд. На работников отдела возлагается большая ответственность, да и объем работы весьма впечатляет. Речь идет об архивном отделе Администрации Пыталовского района. На все интересующие вопросы ответила его начальник М.А. Потапова.
— Маргарита Анатольевна, расскажите о Вашей работе?
— Отмечу, что на двух сотрудников отдела (начальник и ведущий специалист) приходится около 40 тысяч документов, которые находятся в хранилище. В настоящее время источниками комплектования архива являются 24 организации района — это и сельхозпредприятия, и районная больница, и отделы Администрации района, и Пенсионный фонд... То есть те, которые сдают на хранение свои документы. Их существует два вида: постоянного срока хранения и по личному составу (на 75 лет). Также в архиве имеются фотодокументы, в основном 80 — 90-х годов, которые участвуют в выставках к определенным значимым для района и города датам.
Кроме того, наш отдел работает по запросам граждан, которым необходима информация о регистрационном учете или составе семьи из домовых или похозяйственных книг, находящихся в архиве на хранении; о наследстве (нотариальные дела), о площади и расположении земельных участков (свидетельства, распоряжения, приказы). Одним словом, здесь собраны документы с 1944 года и по настоящее время.
— Каким образом осуществляется прием документов?
— В каждой организации они ведутся в определенной форме, и в течение двух лет хранятся на предприятии. На третий год составляется опись и предоставляется в архив. Здесь мы сверяем сданные документы, и опись адресуем в Государственное архивное управление Псковской области. После получения необходимого заключения экспертно-проверочной и методической комиссии присваиваем порядковый номер и отправляем на постоянное или временное хранение. Мы принимаем только оригинальные документы на бумажном носителе, в электронном виде у нас ведется их учет в специальной программе «Архивный фонд».
— Какими нормами в работе Вы руководствуетесь?
— Процесс деятельности отдела регулируется Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук; положением об архивном отделе в работе с населением и организациями на основании административных регламентов.
— Маргарита Анатольевна, думаю, что и к правилам содержания документов существуют определенные требования?
— Разумеется. На сегодняшний день два помещения хранилища заполнены на сто процентов, но нам уже выделили еще одно большое, которое в скором времени будет введено в эксплуатацию. Все дела должны быть закартонированы (находиться в коробках) и располагаться в определенном порядке на полках стеллажей, высота которых составляет 2,5 метра. Здесь учитываются размеры стеллажей, расстояния между их установкой от стен и друг от друга для прохода, расстояние между полками. Очень важно соблюдение температурно-влажностного и светового режима. Для выполнения требований были приобретены новые стеллажи и прибор для измерения температуры и влажности.
— Как часто к Вам обращаются за помощью, и какой порядок выдачи запрашиваемой информации?
— У нас есть определенные приемные дни — понедельник и среда с 9.00 до 17.00 (перерыв с 13.00 до 14.00), в которые можно обратиться с заявлением. В нем необходимо указать свои данные (ФИО, адрес и дату интересующих данных). Приняв заявление, мы, в первую очередь, обращаемся к описям, находим по ним необходимое дело и ищем его в архиве. Дольше всех занимает процесс поиска заработной платы. В соответствии с регламентом срок изготовления справок составляет один месяц. Отрицательный ответ мы выдаем только в случае отсутствия документов, которые организации нам не предоставили на хранение. В прошлом году нами выдано около 3000 справок, в 2014-м — более 1900 ответов.
Можно сказать, что востребованность у граждан в архивах только возрастает. И наше будущее невозможно представить без документального наследия, сосредоточенного в архиве района. Это поистине бесценные сокровища.
Вопросы задавала
Елена Иманаева


Память народа
14 мая 2019
В Пыталове 9 мая около сквера имени «30-летия освобождения Пыталовского района от немецко-фашистских захватчиков» прошел торжественный митинг, посвященный 74-й годовщине Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.
Девять десяток
14 мая 2019
На плечи тех, кто дожил до столь почтенного возраста, легло послевоенное время: время разрухи, нищеты, голода, болезней. Им выпало пережить невероятно тяжелый период, но жизнь дала им шанс для важных трудовых свершений, экономических побед и новых надежд.
Торжественный прием ветеранов
14 мая 2019
Накануне значимой даты — 9 Мая состоялся праздничный прием ветеранов Великой Отечественной войны в честь 74-й годовщины Победы.
Экзамен «на отлично»
14 мая 2019
Как оказалось, экзамен сдавать можно не только в школе.
Продовольственный потенциал района
14 мая 2019
Пятница, 26 апреля. Непривычно оживленный центр Пыталова. Это не просто обычный рыночный день, это день традиционной весенней сельскохозяйственной ярмарки.
Новости региона
14 мая 2019
за 29 апреля – 5 мая 2019 года.