Газеты
Архивная служба

В силу особой значимости документальное наследие не может быть оценено ни в рублях, ни в валюте

25 декабря 2014
Архивный отдел — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Казалось бы, что может быть интересного в архиве, кроме старых и исписанных бумаг?

Архивный отдел — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Казалось бы, что может быть интересного в архиве, кроме старых и исписанных бумаг? Поверьте, в архиве все не так просто, как кажется на первый взгляд. На работников отдела возлагается большая ответственность, да и объем работы весьма впечатляет. Речь идет об архивном отделе Администрации Пыталовского района. На все интересующие вопросы ответила его начальник М.А. Потапова.
— Маргарита Анатольевна, расскажите о Вашей работе?
— Отмечу, что на двух сотрудников отдела (начальник и ведущий специалист) приходится около 40 тысяч документов, которые находятся в хранилище. В настоящее время источниками комплектования архива являются 24 организации района — это и сельхозпредприятия, и районная больница, и отделы Администрации района, и Пенсионный фонд... То есть те, которые сдают на хранение свои документы. Их существует два вида: постоянного срока хранения и по личному составу (на 75 лет). Также в архиве имеются фотодокументы, в основном 80 — 90-х годов, которые участвуют в выставках к определенным значимым для района и города датам.
Кроме того, наш отдел работает по запросам граждан, которым необходима информация о регистрационном учете или составе семьи из домовых или похозяйственных книг, находящихся в архиве на хранении; о наследстве (нотариальные дела), о площади и расположении земельных участков (свидетельства, распоряжения, приказы). Одним словом, здесь собраны документы с 1944 года и по настоящее время.
— Каким образом осуществляется прием документов?
— В каждой организации они ведутся в определенной форме, и в течение двух лет хранятся на предприятии. На третий год составляется опись и предоставляется в архив. Здесь мы сверяем сданные документы, и опись адресуем в Государственное архивное управление Псковской области. После получения необходимого заключения экспертно-проверочной и методической комиссии присваиваем порядковый номер и отправляем на постоянное или временное хранение. Мы принимаем только оригинальные документы на бумажном носителе, в электронном виде у нас ведется их учет в специальной программе «Архивный фонд».
— Какими нормами в работе Вы руководствуетесь?
— Процесс деятельности отдела регулируется Федеральным законом №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук; положением об архивном отделе в работе с населением и организациями на основании административных регламентов.
— Маргарита Анатольевна, думаю, что и к правилам содержания документов существуют определенные требования?
— Разумеется. На сегодняшний день два помещения хранилища заполнены на сто процентов, но нам уже выделили еще одно большое, которое в скором времени будет введено в эксплуатацию. Все дела должны быть закартонированы (находиться в коробках) и располагаться в определенном порядке на полках стеллажей, высота которых составляет 2,5 метра. Здесь учитываются размеры стеллажей, расстояния между их установкой от стен и друг от друга для прохода, расстояние между полками. Очень важно соблюдение температурно-влажностного и светового режима. Для выполнения требований были приобретены новые стеллажи и прибор для измерения температуры и влажности.
— Как часто к Вам обращаются за помощью, и какой порядок выдачи запрашиваемой информации?
— У нас есть определенные приемные дни — понедельник и среда с 9.00 до 17.00 (перерыв с 13.00 до 14.00), в которые можно обратиться с заявлением. В нем необходимо указать свои данные (ФИО, адрес и дату интересующих данных). Приняв заявление, мы, в первую очередь, обращаемся к описям, находим по ним необходимое дело и ищем его в архиве. Дольше всех занимает процесс поиска заработной платы. В соответствии с регламентом срок изготовления справок составляет один месяц. Отрицательный ответ мы выдаем только в случае отсутствия документов, которые организации нам не предоставили на хранение. В прошлом году нами выдано около 3000 справок, в 2014-м — более 1900 ответов.
Можно сказать, что востребованность у граждан в архивах только возрастает. И наше будущее невозможно представить без документального наследия, сосредоточенного в архиве района. Это поистине бесценные сокровища.
Вопросы задавала
Елена Иманаева


«…Город мой любимый, я всегда с тобою»
22 марта 2019
Краеведение начинается с краелюбия… Невозможно познать то, что не любишь, как и невозможно полюбить то, чего не знаешь.
Новости региона
22 марта 2019
за 11-17 марта 2019 года.
Творчество, как принцип жизни!
22 марта 2019
27 августа 2007 года Указом Президента РФ В.В. Путиным установлен праздник День работника культуры, и отмечается он 25 марта ежегодно.
Все достоинства цивилизации в ваших добросовестных руках!
20 марта 2019
ЖКХ — одна из важнейших отраслей народного хозяйства, а коммунальщики, как бойцы невидимого фронта, обеспечивают бесперебойную работу важных артерий района и города.
«Давайте вместе сделаем наш город чище!»
22 марта 2019
Г. Меренкова, Глава Администрации городского поселения «Пыталово»: «Давайте вместе сделаем наш город чище!»
Военная служба по контракту — твой билет в будущее!
20 марта 2019
«Ты молод? Силен? Отважен? Считаешь, что рожден для великих свершений? Тогда эта работа для тебя! Военная служба по контракту — выбор настоящий мужчин!» — пестрят многочисленные баннеры.